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告知书的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。
(二)正文
1.开头。写行文的缘由、背景和依据。
一般来说，告知书的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。
2.主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。
⒊ 结语。不同类型的告知书结语有别。如果行文只是告知对方事项，则结语常用“特此告知”。
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